أصدرت مصلحة الشهر العقاري والتوثيق برئاسة الدكتور أيمن عواد رئيس قطاع الشهر العقاري والتوثيق منشورا فنيا الي مكاتب الشهر العقاري ومأمورياتها ومكاتب التوصل وفروعها والإدارات العامة بالمصلحة 
نص علي تشكيل لجنة بكل مكتب بمكاتب الشهر العقاري والتوثيق برئاسة أمين المكتب وعضوية كل من الأمين المساعد المشرف على إدارة المحفوظات -مدير إدارة المحفوظات بالمكتب - واثنان من الأعضاء الفنيين ومسئول الدعم الفني ،وللجنة أن تستعين بمن تشاء من ذوى الخبرة والكفاءة وتكون مهمتها حصر الحجج والسندات الشرعية والدفاتر العامة بها ومسحها ضوئيا وترتيبها إليكترونيا وعمل محضر حصر من نسختين باظرف مغلقة ويتم مسحها ضوئيا ومهرها بخاتم شعار الجمهورية وترسل إحداهما للإدارة العامة للمحفوظات لحفظها مع حفظ النسخه الاخري بأمانة المكتب ،علي أن يتم عمل نسخ إليكترونية من ذات الكشوف علي اسطوانات مدمجه مع النسخ الورقية.

وتقوم الإدارة العامة للحاسبات والمعلومات توفير رقم كودى أو باركود غير قابل للتغيير أو التلاعب به لكل مستند أو حجة يتم مسحها منعا من التلاعب بعد الانتهاء من عملية المسح الضوئي.

ويحظر استخراج اي صورة رسمية من سجلات وسندات الحجج الشرعية أو الاطلاع عليه أو نقلها من أماكن حفظها ورقية كانت أو إليكترونية الا بناءا على تصريح من احدى الجهات القضائية أو قرار من اللجنة المشار إليها بالبند الأول.