في إطار حرص وزارة الثقافة على تطوير الأداء المؤسسي ورفع كفاءة العاملين، نظّمت دار الكتب والوثائق القومية برئاسة الأستاذ الدكتور أسامة طلعت ندوة بعنوان «البروتوكول والثقافة»، لتنمية المهارات الشخصية للعاملين في العلاقات العامة والبروتوكولات والمراسم»، وذلك بقاعة دار الوثائق القومية بكورنيش النيل، ضمن الاستعدادات الجارية للمشاركة في معرض القاهرة الدولي للكتاب في دورته السابعة والخمسين.

أدارت الندوة شيماء حبشي، مديرة إدارة العلاقات العامة والاتصالات الخارجية، وتحدث خلالها السفير عمر سليم، مستشار وزير الثقافة للعلاقات الخارجية، القواعد العامة للبروتوكول والمراسم في الفعاليات الثقافية الدولية، السفير أيمن مشرفة، مساعد وزير الخارجية المراسم الأسبق، بحضور عدد من قيادات الدار والعاملين، 

وفي كلمتها الافتتاحية، رحبت شيماء حبشي بالسادة الحضور والضيوف الكرام، مؤكدة أن هذه الندوة تأتي في إطار الاهتمام بتنمية الوعي بقواعد البروتوكول والمراسم، وأهمية تطبيقها في الفعاليات الرسمية وفي الحياة العملية اليومية، لما لها من دور أساسي في تعزيز التواصل الثقافي والاجتماعي، وإبراز الصورة الحضارية للمؤسسات الثقافية.

وفي كلمته، أكد الأستاذ الدكتور أسامة طلعت، رئيس دار الكتب والوثائق القومية، أن تنمية المهارات البشرية تمثل أحد المحاور الرئيسية لخطط التطوير داخل الدار، مشيرًا إلى أن إدارات العلاقات العامة والمراسم تُعد الواجهة التي تعكس صورة المؤسسة والدولة أمام ضيوفها من الداخل والخارج.

وأوضح أن الاستعداد لمعرض القاهرة الدولي للكتاب لا يقتصر على الجوانب التنظيمية أو الثقافية فقط، بل يشمل أيضًا الالتزام الدقيق بقواعد البروتوكول وحسن الاستقبال والتنظيم، بما يليق بمكانة مصر الثقافية، وبطبيعة الحدث الذي يستقبل وزراء وسفراء وممثلي دول ومنظمات دولية.

وأضاف أن النجاح في إدارة الفعاليات الكبرى يتطلب التنسيق الكامل بين جميع الإدارات المعنية، والعمل بروح الفريق الواحد، بما يضمن خروج الحدث بصورة مشرفة تعكس احترافية المؤسسة وقدرتها التنظيمية.

واختتم كلمته بالتأكيد على أهمية الاستفادة من الخبرات الدبلوماسية الرفيعة التي تطرحها الندوة، داعيًا العاملين إلى تطوير مهاراتهم العملية وتطبيق ما يتم طرحه من مفاهيم وقواعد بما يسهم في تعزيز الأداء المؤسسي لدار الكتب والوثائق القومية.

وفي كلمته، أكد السفير أيمن مشرفة، مساعد وزير الخارجية الأسبق للمراسم، أن الالتزام بقواعد البروتوكول والمراسم ليس أمرًا شكليًا، بل يعكس احترام الدولة لضيوفها واحترام العامل لمؤسسته، موضحًا أن التفاصيل الدقيقة – من طريقة الاستقبال، وتحديد خطوط السير، وآلية الجلوس، وحتى أسلوب تقديم الضيافة – لها تأثير مباشر في تكوين الانطباع العام لدى الضيف.

وتطرق إلى آداب الضيافة الرسمية، وأهمية اختيار نوعية الأطعمة والمشروبات المناسبة لتجنب أي مواقف محرجة، كما شرح ما يُعرف بـ «لغة الشوكة والسكينة» باعتبارها إحدى أدوات البروتوكول غير المنطوق، التي تعكس رسالة الضيف دون حديث مباشر.

وأشار كذلك إلى ضرورة إعداد القاعات بشكل منظم، ووضع بطاقات الأسماء باللغة الإنجليزية، ومراعاة التوزيع المناسب للضيوف في حال زيادة الأعداد، لتجنب أي حرج أو حساسية دبلوماسية، مؤكدًا أن البروتوكول الناجح هو الذي يُدار بهدوء ودقة دون أن يشعر الضيف بأي ارتباك.

وشدد على أهمية التنسيق الكامل بين إدارات العلاقات العامة والمراسم والقيادات التنفيذية، والعمل بروح الفريق الواحد، مع مراعاة احتياجات ذوي الهمم وتجهيز أماكن الفعاليات بما يضمن سهولة الحركة والكرامة الإنسانية للجميع.

ومن جانبه، تناول السفير عمر سليم، مستشار وزير الثقافة للعلاقات الخارجية، القواعد العامة للبروتوكول والمراسم في الفعاليات الثقافية الدولية، موضحًا كيفية استقبال كبار الضيوف من رؤساء الدول أو من ينوب عنهم، والسفراء، وضيوف الشرف، مؤكدًا أن من ينوب عن رئيس دولة أو سفير يُعامل بروتوكوليًا بذات الصفة الرسمية.

وأشار إلى أهمية معرفة خطوط السير منذ لحظة استقبال الضيف من البوابة وحتى انتهاء الزيارة، وكذلك التنسيق المسبق في حال تنظيم الجولات داخل مقرات الفعاليات، بما يضمن انسيابية الحركة وعدم حدوث أي ارتباك.

كما استعرض عددًا من القواعد العملية المرتبطة بالمراسم خلال المعارض الكبرى، مثل تنظيم قاعات الاستقبال، والتعامل مع الأعداد الكبيرة من الضيوف، ومراعاة ذوي الهمم، وتجهيز البنية التحتية للفعاليات بما يضمن سهولة الحركة والراحة للجميع

وشهدت الندوة تفاعلًا ملحوظًا من الحضور من خلال الأسئلة والمناقشات، التي أسهمت في إثراء الحوار وتوضيح العديد من الجوانب العملية المرتبطة بالبروتوكول والمراسم، مؤكدين أهمية استمرار تنظيم مثل هذه الندوات التدريبية التي تسهم في تطوير الأداء المؤسسي ورفع كفاءة العاملين.