لتجنب سوء الفهم.. قواعد تساعدك على تقديم الملاحظات في بيئة العمل

قد تجد المرأة العاملة نفسها مضطرة إلى توجيه ملاحظة لزميلة أو موظفة بهدف تحسين طريقة العمل أو معالجة خطأ يؤثر في الأداء، لكن طريقة طرح الملاحظة قد تكون أحيانا أهم من مضمونها نفسه، فالكلمات القاسية أو التوقيت غير المناسب قد يحولان النصيحة إلى موقف دفاعي، بينما يساعد الأسلوب الهادئ والواضح على فهم المشكلة والبحث عن حل مناسب، لذلك، يمكن لبعض القواعد البسيطة أن تساعدك على تقديم ملاحظاتك باحترام، دون أن تتحول إلى انتقاد شخصي أو تسبب توترا في بيئة العمل، وذلك وفقا لما نشر عبر موقع "real simple"

١- تحدثي عن السلوك وليس شخصية الشخص :

عند تقديم ملاحظة احرصي على تحديد التصرف الذي يحتاج إلى تحسين بدلا من إطلاق حكم عام على شخصية زميلتك ، فقولك أنت غير منظمة لا يوضح ما المشكلة أو كيفية حلها، بينما الإشارة إلى تأخر مهمة محددة أو وجود خطأ في تقرير معين تجعل الملاحظة أكثر وضوح وقابلية للتنفيذ.

٢- تجنبي كلمتي دائمًا وأبدا :

استخدام كلمات مثل دائمًا وأبدًا قد يجعل الطرف الآخر يشعر بأنك تبالغين في وصف المشكلة، ويدفعه إلى البحث عن أمثلة تثبت عكس كلامك بدلًا من التركيز على الحل ، لذلك تحدثي عما لاحظته بالفعل

٣- استخدمي عبارات تبدأ بـ أنا :

يمكن أن يساعد استخدام عبارات مثل أشعر أو لاحظت على تخفيف نبرة الاتهام أثناء الحديث ، فبدلًا من قول أنت لا تستمعين إلى ، يمكنك التعبير عن وجهة نظرك بقول أشعر أحيانا أننا لا نفهم بعضنا جيدا ، ويساعد هذا الأسلوب على تحويل الحديث من اتهام مباشر إلى حوار أكثر هدوء وحزم

٤- لا تفترضي أسباب التصرفات :

إذا لاحظتِ أن زميلة تتأخر أو ترتكب أخطاء متكررة، فلا تفترضي مباشرة أنها مهملة أو لم تعد تهتم بعملها ، بدلا من ذلك، اطرحي سؤالا يساعدك على فهم السبب مثل لاحظت تأخرك عدة مرات مؤخرًا، هل هناك شيء يؤثر في قدرتك على الالتزام بالمواعيد؟

٥- اذكري ما يسير بشكل جيد أيضا :

لا ينبغي أن تتحول الملاحظات إلى قائمة بالأخطاء فقط، إذ يكون الأشخاص أكثر استعداد لتقبل النقد عندما يشعرون بأن جهودهم وتطورهم ملحوظان ، لذلك أشيري بصدق إلى التحسن أو السلوكيات الإيجابية الموجودة بالفعل، ثم وضحي ما الذي ترغبين في رؤيته بشكل أكبر.

٦- اجعلي طلبك واضح ومحدد :

إذا كنت تريدين تغيير سلوك معين، فلا تكتفي بالتعبير عن استيائك بل وضحي ما تتوقعينه مستقبل ، فبدلًا من قول يجب أن تكوني أكثر التزام ، حددي الإجراء المطلوب مثل إرسال المهام قبل الموعد المتفق عليه أو إبلاغ الفريق مسبقا عند وجود مشكلة.