أصدرت الهيئة العامة للاستثمار والمناطق الحرة كتابًا وزير دوريًا يتضمن ضوابط استخدام الأنظمة الإلكترونية لعرض بنود اجتماع الجمعية العامة للشركات المساهمة والتصويت عليها، وفقًا لقانون شركات المساهمة وشركات التوصية بالأسهم والشركات ذات المسئولية المحدودة وشركات الشخص الواحد، وذلك بغرض التيسير على المستثمرين وسرعة إنجاز التعاملات.
ونص الكتاب الدوري على أن استخدام الأنظمة الإلكترونية أمر جوازي وليس وجوبي، للشركات المُقيدة أسهمها بنظام الإيداع والقيد المركزي، وتضمن الضوابط الأتية:
- ضرورة أن ينص نظام الشركة الأساسي على استخدام هذه الأنظمة، دون تحديد للنظام الإلكتروني المُستخدم.
- يجوز للشركة استخدام أي من الأنظمة الإلكترونية بعد اعتمادها من الهيئة.
- يجب أن يتضمن النظام الإلكتروني للتصويت ما يُمكّن المساهم من إبداء رأيه في الموضوعات المعروضة على الجمعية دون أن يلتزم بحضور اجتماعاتها، وذلك خلال الخمسة أيام عمل السابقة على عقد الجمعية العامة.
- تقوم الشركة في نهاية الفترة الزمنية المُحددة للراغبين بالتصويت عن بُعد، بإعداد الملف النهائي لنتائج التصويت للمساهمين الذين قاموا بالتصويت عن بُعد، ويتم تسليم هذا الملف للشركة لاعتماد الأصوات وحسابها ضمن النصاب القانوني في حضور الجمعية العامة.
- لا يخل نظام التصويت على القرارات عن بُعد بحق المساهم الذي قام بالتصويت عن بُعد في حضور الجمعية وإعادة التصويت إن رغب في ذلك، مع إلغاء نتيجة تصويته السابقة.
- استخدام الأنظمة الإلكترونية لعرض بنود اجتماع الجمعية العامة والتصويت عليها عن بُعد، لا يعني عدم انعقاد اجتماع الجمعية العامة في المكان المنصوص عليه في نظام الشركة الأساسي، كما لا يعني انعقادها عن طريق وسائل الاتصال المسموعة أو المرئية (الفيديو كونفرانس كول وغيرها)، وإنما هو نظام يُمكن المساهمين من الاطلاع على بنود اجتماع الجمعية العامة والتصويت عليها عن بُعد، وذلك خلال الخمسة أيام عمل السابقة على التاريخ المُحدد لانعقاد الجمعية.