لكل عمل قواعد وأصول، والتي تختلف من مكان لأخر، ومن وظيفة لأخرى.. لكن هناك أسلوب وأفعال واحدة يجب إتباعها مع العملاء داخل وخارج جهات العمل، وهو ما نطلق عليه "إتيكيت التعامل مع العملاء".
تقول خبيرة الإتيكيت والعلاقات الإنسانية هالة العزب أنه هناك قواعد لابد من إتباعها عند مقابلات العملاء داخل العمل لأنها تعبر عن مدى تقدير واحترام العملاء وأهمها:
- لابد من عمل مكالمة تليفونية من قِبل العميل لأخذ موعد للمقابلة، مع أهمية أن تكون المكالمة و موعد المقابلة في وقت العمل أيضاً.
- لابد وأن يكون الذهاب في الموعد تماماً، فالتأخير قد ينهي ألمقابله قبل أن تبدأ.
- مراعاة الاحتفاظ بابتسامة هادئة مع المصافحة الجادة عند بدء المقابلة.
- لا يصح أن يتم هز اليد أو الاحتضان والقبلات والربت علي الظهر والصوت العالي في الترحيب علي صاحب المؤسسة.
- أن نقف للترحاب بالعملاء و مصافحتهم مع الإشارة لهم بالجلوس إما أمام المكتب أو علي طاولة الاجتماعات.
- مراعاة تقديم واجب الضيافة مع ذكر المشروبات المتاحة أيضا.
- لابد أن تكون مقابلة العمل محددة المدة فلا يصح الإطالة بدون داع.
- أن يقتصر الحوار علي موضوع ألمقابله بجمل قصيرة وواضحة.
- عند الانتهاء يجب أن يصطحب المضيف العملاء حتى باب المكتب لتوديعهم.
- إذا كانت المقابلة كعشاء عمل لابد أن يتم التحضير قبل الموعد من أربع إلي ثلاث أيام علي الأقل بارسال دعوة رسمية مع ذكر الوقت و المكان، و اسم العازم و اسم المؤسسة يتم تقديم الدعوة بشكل رسمي.. وعند الموافقة يتم التأكيد علي عدد الأفراد بمكان العزومة.. مع ضرورة أن يكون العازم في إستقبال الضيوف ويجلس علي رأس المائدة في مقابل الباب للترحيب بكل المعزومين لا يصح أن يقوم العازم بتوحيد الطعام للمعزومين و إنما يترك لهم فرصة لاختيار نوعية الطعام المفضل.
- لا يصح أن يبدأ الضيوف بالأكل إلا إذا وضع الطعام للجميع، ولا يصح أن يرحل صاحب العزومة قبل المعزومين أو ينهي اللقاء بشكل غير لائق.