تُعَد بكل مأمورية مجموعة من الخرائط الرقمية أو الورقية المُحدثة الخاصة بكل ناحية أو مدينة داخلة في دائرة اختصاصها، يتم إتاحتها بالتنسيق مع إحدى الجهات المتخصصة، التي يصدر بتسميتها قرارٌ من وزير العدل، ويجوز أن تكون هذه الخرائط ورقية بمقياس رسم (2500:1)، أو رقمية بإحداثيات النظام العالمي (دبليو.جي.أس/849)، وذلك بحسب الأحوال، وفي الحالة الأخيرة تتاح هذه الخرائط من خلال الربط الإلكتروني بالجهة المذكورة.
يُؤشر في الخرائط المشار إليها في المادة السابقة بمعرفة المأمورية، بأرقام وسنوات طلبات الشهر التي تقدم للمأموريات في الجزء الذي يتعلق به الطلب.
وبعد إتمام شهر المحرر الذي قُدم الطلب في شأنه، يؤشر في الخرائط برقم شهر المحرر والسنة التي تم فيها.
وفي كافة الأحوال يجوز أن يكون التأشير إلكترونيًا، على النحو الذي يصدر بتنظيمه قرار من وز ير العدل.
ويُنشأ بكل مأمورية سجل أسبقية الطلبات ترفق به استمارة لكل عقار أو وحدة مشتملة على كافة البيانات المساحية، وتحفظات جهات الدولة المتعلقة بأي منهما التي ترد إلى المأمورية ورقيًا، أو إلكترونيًا بحسب الأحوال، وتدوَّن به بيانات الطلب وما تم بشأنه وفقًا لأسبقية تقديمه، ويُرفق بالسجل صورة من كل طلب يقدَّم في خصوص أي منهما، ويُرجع لهذا السجل عند بحث الطلبات للتأكد من مراعاة أسبقيتها، وما دُوّن في ذلك الشأن.
ويُخطر الطالب بحسب الأحوال ببحث طلبه، وفقًا لأسبقية تقديمه الثابتة في السجل المشار.
يُعَد بكل مكتب سجل وارد تُثبَت فيه المحررات والقوائم التي تُرفع أو تُقدَّم لمكتب الشهر، وذلك بأرقام متتابعة حسب أسبقية تقديمها أ و رفعها- حسب الأحوال- مع ذكر التاريخ والساعة، ويؤشر في هذا السجل برقم الشهر وتاريخه.
كما يُعَد بكل مكتب سجل لشهر المحررات تثبت فيه بيانات المحررات والقوائم المقدمة للشهر بأرقام متتابعة بحسب أسبقية قيدها بسجل الأسبقية، ويكون هذا السجل مرقم الصفحات، وموقعًا على كل ورقة من الأمين العام أو من يندبه لذلك، ولا يجوز إجراء كشط أو محو أو شطب أو تحشير فيه.
ويجب أن يُؤشِر أمين المكتب أو الأمين المساعد عند انتهاء العمل في كل يوم بما سبق في السجلات المنصوص عليها في هذه المادة مع التوقيع منه.
وتُقدم المحررات وقوائم القيد التي يُراد شهرها لمكاتب الشهر المختصة من نسخة أصلية على الورق المؤمن المخصص لشهر المحررات .
ويوضع على النسخة الأصلية رقم متتابع يدل على ترتيبها بحسب تقديمها، مع تأريخها، وبيان ساعة إثباتها في سجل الشهر ، ويوقع عليها من الأمين أو الأمين المساعد.
وتُعَد من النسخة الأصلية صورتان تُسلم إحداهما للطالب بعد التأشير بمطابقتها للأصل، وترسل الأخرى لإدارة المحفوظات بالمكتب الرئيسي.
على المأموريات المختصة أن توثق المحررات التي يُطلَبُ شهرها، أو تصدق على توقيعات ذوي الشأن فيها؛ إن كانت عرفية، ولها كذلك أن توثق التوكيلات وغيرها من المحررات، أو تصدق على توقيعات ذوي الشأن فيها متى كانت متعلقة بحق عيني عقاري يدخل في دائرة اختصاصها ، ويجوز أن تكون سجلات مأموريات ومكاتب الشهر العقاري ورقية أو مميكنة، بحسب الأحوال.