تعتبر مهمة السكرتيرة سلاحاً ذو حدين فإما أن تكون كالعمود الفقري للمنظمة أو المؤسسة التي تعمل بها، أما أن تصبح مجرد موظفة تتلقى الرسائل والمكالمات، فإذا كنتي تريدين أن تكوني سكرتيرة ناجحة فعليكي بإكتساب العديد من المهارات الصعبة التي تساعدكِ في التقدم والنجاح، وفي السطور التالية نستعرض لكِ الصفات الشخصية للسكرتيرة الناجحة ومسؤولياتها بداخل مجتمع العمل.

 

 

*الصفات الشخصية للسكرتيرة

1) تتميز بقدرة قوية على تنظيم كل مايتعلق بالعمل المكلف به من مواعيد مهمة ، وملفات ، وترتيب الأولويات ، والحفاظ على خطة واضحة في التنسيق.

2) لطيفة وودودة أثناء إجراءها لأي اتصال هاتفي، ووضوح كلامها، وترتيب عباراتها بشكل أنيق ومنظم.

3) ‏لديها القدرة على قيادة الأمور ، واتخاذ المبادرة، والبحث عن الفرص الجديدة.

4) ‏قادرة على اتخاذ القرارات بشكل مستقل، كلما أصبحت جيدة أكثر في عملها.

5) ‏تستطيع تنظيم وترتيب وقتها وإدارتها، وإنشاء جدول زمني لتستطيع إنجاز الأعمال المسندة إليها في الوقت المحدد دون تأخير أو تقصير منها.

6) ‏على دراية بجميع تفاصيل وتطورات تكنولوجيا المعلومات.

7) ‏تستطيع إدارة أي جزء في المشروع بمهارة فائقة ، وترتيب أولويات جميع الأجزاء الخاصة بالمشروع وتنسيقها.

8) ‏يمكنها توقع ما قد تحتاجه في المستقبل، وقد يساعدها الإنتباه، والتركيز الجيد على البحث عن الطرق الصحيحة لتوقع الاحتياجات ، والطلبات من الآخرين.

9) تحتفظ بالملاحظات التفصيلية عند إجراء مكالمة هاتفية، أو داخل اجتماع، فقد تساعدها هذه الملاحظات في الرجوع إليها كمرجع.

10) ‏تقوم بالتركيز على التواصل الواضح.

11) ‏تتمتع بالتحدث بلباقة، ووضوح سواء داخل المؤسسة، أوخارجها مع أصحاب العمل.

 

 

*مؤهلات السكرتيرة الناجحة 

1. أن يكون لديها شهادة في اللغة الإنجليزية، وعلى علم بتكنولوجيا المعلومات والأعمال.

2. ‏حصولها على درجة علمية مناسبة لطبيعة العمل.

3. ‏تتوافر لديها خبرة مناسبة في مجال العمل.

4. ‏حاصلة على العديد من الدورات، والتدريبات عن عملها عبر الإنترنت، أو عن طريق التعلم عن بُعد.

5. أن ‏تكون قادرة على كتابة عدد محدد من الكلمات في الدقيقة الواحدة.

6. ‏أن يكون لديها خبرة في مجال التنميط الصوتي، ويتوقف ذلك على نشاط، وطبيعة، ودور الشركة، أو المؤسسة.

 

 

*مسؤوليات السكرتيرة الناجحة

1) تستقبل البريد والرسائل الموجهة، وتقوم بفرزها، وتوزيعها بطريقة مناسبة.

2) ‏تجيب على جميع الاتصالات الهاتفية، وتتلقى العديد من الأسئلة، وعليها تقديم معلومات عامة تفيد المتصل، وتستوفي الإجابات أسئلتها.

3) ‏تستقبل الزوار، وتشير إلى الموظفين المناسبين داخل المؤسسة التي تعمل بها.

4) ‏تقوم بتنسيق التقارير، والمخطوطات، والوثائق الفنية، وتتأكد من دقتها وصحتها؛ فعليها مراجعة كل مابها للتأكد من دقتها المطبعية.

5) ‏تسجل وتتابع نفقات الحسابات، ويتم ذلك سواء عبر الحاسب الآلي، أو تدوينه يدوياً، وتُعد التقارير الخاصة بالحسابات، وتُقدمها للمشرف المسؤول.

6) ‏تقوم بتجميع مختلف البيانات مثل التقارير الخاصة بنشاط الشركة، أو تسوية البيانات، أو عمل جداول زمنية.

7) ‏تسجل محاضر وتقارير الاجتماعات التي يعقدها المسؤولين، وتقوم بتنظيم الكلمات، ومعالجتها، وتوزيع الأوراق على الحاضرين ، وذلك يتم وفقاً للتعليمات من المشرف.

 

 

*المهارات الأساسية للسكرتارية

1. مهارات الاتصال الجيد ، وخدمة العملاء ، وبناء العلاقات.

2. ‏مهارات العمل الجماعي.

3. ‏مهارات التنظيم وإدارة الوقت.

4. ‏الانتباه للتفاصيل.

5. ‏مهارات التفاوض.

6. ‏المرونة.

7. ‏اللباقة، والحكمة، والدبلوماسية.